أغلب المحلات تعرف إنها تهدر شي وتقريباً ما وحدة منها تعرف كم. التكلفة تختفي داخل 'رقم المخزون قليل مرة ثانية' وما تظهر أبداً كبند مستقل، فما تتدار أبداً.
تسجيل السبب هو اللي يخلي البيانات مفيدة. 'منتهي الصلاحية' يشير لطلبيات زايدة؛ 'تالف' يشير للتخزين أو المناولة؛ 'استخدام داخلي' هو أكل الموظفين اللي المفروض يكون في الميزانية مو يكتشف. نفس الكمية، ثلاث حلول مختلفة تماماً.
الهدر كمان مسألة رقابة، وعشان كذا لازم يطلب سبب ويخلي أثر تدقيق. شطب المخزون من أسهل الطرق لتغطية نقص، فوجود إمكانية تعديل غير متتبّعة ثغرة تستاهل تسكيرها.
أوتالي يسجل الهدر بالكمية والسبب والملاحظات، ويحتفظ بسجل زمني كامل لكل تغيير في المخزون، ويعرض تكلفة البضاعة المشطوبة جنب المبيعات عشان تنقرأ كمصروف حقيقي.