فتح فرع ثاني: شنو يتغيّر في طريقة إدارتك للشغل

الفرع الثاني ما يفشل بسبب الموقع الجديد. يفشل لأن الأول ما يمشي إلا لما صاحب المحل واقف فيه. يوم تفتح الفرع الثاني، بتكون بعيد عن الأول أغلب الأسبوع، وكل شي كان في راسك بيوقف.

• الأسعار والوصفات والحصص مكتوبة، مو محفوظة في الراس
• أحد غيرك يفتح ويقفل ويعدّ الدرج، والعدّة تطابق أغلب الليالي
• الطلب من الموردين يمشي على قائمة أو حد أدنى، مو على جولتك الصباحية في المخزن
• تقدر تقرأ مبيعات أمس والكاش وأكثر الأصناف مبيعاً من تلفونك بدون ما تتصل بأحد
• في شخص واحد في الفرع الأول تثق إنه يديره أسبوع كامل
• الفرع الأول مربح لحاله، بعد الإيجار والرواتب، لستة شهور على الأقل

ولا وحدة من هذي مشاكل جديدة. في فرع واحد كنت تحلها بوجودك. مع فرعين، تحتاج نظام: منيو واحد، ومخزون لكل مكان، وعدّة كاش تقدر تقرأها من بعيد، وشخص مسؤول في كل فرع.

خلّ منيو رئيسي واحد للشغل كله: اسم واحد ووصفة وحدة وتكلفة وحدة لكل صنف. الفروع ما لازم تسوي نسخ خاصة فيها من المنتجات. نسختين من نفس البرجر يعني تكلفتين، وسطرين مبيعات في كل تقرير، وما في طريقة تقارن.

الأسعار تقدر تختلف بين الفروع لو في سبب: إيجار أعلى في المول، أو زبائن غير، أو منافس قريب. قرر هذي الفروقات من المركز، واكتبها، وراجعها كل ربع سنة. فرق سعر ما أحد قرره هو تفرّق.

• صاحب المحل أو الإدارة يغيّرون الأسعار الأساسية والوصفات والتكاليف
• مدير الفرع يقدر يخفي صنف ما يبيعه فرعه، بدون ما يحذفه
• تغيير الأسعار المحلي يصير في فترة محددة، وينسجل بالسعر القديم والجديد، وينراجع بعدها

المنيو مشترك؛ المخزون لا. كل فرع يحتاج عدّته الخاصة، وحده الأدنى الخاص، وجرده الخاص. رقم مخزون مجمّع للشغل كله يخفي بالضبط المشكلة اللي لازم تشوفها: فرع ناقص، والثاني فيه زيادة.

لما فرع يسلّف الثاني مخزون، سجّلها تحويل، أبداً مو هدر في فرع وتوريد في الثاني. التحويل الصح له أربع خطوات: طلب، موافقة، إرسال، استلام. الفرع المستلم يعدّ اللي وصل. لو طلع عشرة كيلو ووصل تسعة، الكيلو الناقص رقم لازم أحد يفسّره.

كل فرع، كل كاشير، كل وردية: الكاشير يعدّ الدرج عند الإقفال ويدخل المبلغ، والنظام يقارنه باللي توقّعه. ما تحتاج تكون موجود وقت العدّ. تحتاج تقرأ النتيجة كل صباح، للفرعين، في مكان واحد.

• نفس مبلغ الفكة الافتتاحي في كل كاشير، ومكتوب
• كل مبلغ يطلع من الدرج ينسجل مع سبب: مورّد انطفى كاش، تاكسي، مشوار ثلج
• النقص ينقرأ لكل فرع ولكل كاشير، مو كرقم واحد للشغل كله
• المبيعات تنقارن لكل فرع لكل يوم، في نفس التقرير، قبل ما تشوف أي شي ثاني

كل فرع يحتاج شخص واحد مسؤول بالاسم في كل وردية. مو "اللي أقدم" — اسم واحد، مكتوب على الوردية. هذا الشخص يفتح ويقفل، ويوافق على الإلغاءات والاسترجاعات، وهو اللي تتصل فيه.

• صاحب المحل: المنيو، والأسعار الأساسية، والموردين، وأرقام كل الفروع
• مدير الفرع أو المشرف: أرضية فرعه، وجرد المخزون، والكاش، بس مو المنيو المشترك
• الكاشير وموظفين المطبخ: الكاشير أو شاشة المطبخ في فرعهم، كل واحد برقمه السري
• المحاسب: التقارير والمصاريف، ولا شي على الكاشير

لما الموظفين يغطّون ورديات في الفرعين، عط كل واحد دخول واحد يشتغل في الفرعين، وخلّ سجل الوردية لكل فرع. مبيعات الكاشير والنقص عنده لازم دايماً يبيّن في أي فرع صار.

1. 1يوم ١–٥: نظّف المنيو الرئيسي في الفرع الأول. احذف الأصناف الميتة، صلّح التكاليف، وأكّد الوصفات. الفرع الثاني بيرث أي شي تخليه
2. 2يوم ٦–١٠: قرر أي أصناف ما بيبيعها الفرع الثاني، وأي فروقات أسعار، كتابةً
3. 3يوم ١١–١٥: سمّ مدير الفرع، واضبط الأدوار والأرقام السرية لكل موظف جديد، واتفق على قائمة الموردين وأيام التوصيل للعنوان الجديد
4. 4يوم ١٦–٢٠: ركّب الكاشير والطابعات وجهاز البطاقات في الفرع الثاني. سجّل طلبات تجريبية، منها استرجاع وإلغاء وإقفال وردية
5. 5يوم ٢١–٢٤: أول توريد مخزون، ينعدّ وقت الوصول. أي شي تسلّفه من الفرع الأول انقله كتحويل مسجّل
6. 6يوم ٢٥–٢٧: افتتاح تجريبي للأهل والجيران. اقفل كل ليلة بعدّة كاش كاملة واقرأها من بعيد الصبح
7. 7يوم ٢٨–٣٠: افتح للناس في يوم عادي هادي. اقضِ أول يومين في الفرع الثاني واقرأ أرقام الفرع الأول من هناك

• مبيعات الفرع الأول أو متوسط فاتورته ينزل في الشهر اللي فتح فيه الفرع الثاني — غيابك قاعد يبيّن
• نقص الكاش في فرع يتكرر في نفس اليوم من الأسبوع أو مع نفس الكاشير
• التحويلات بين الفروع تصير كل أسبوع — طلبك من الموردين غلط في واحد منهم
• نفس الصنف ينباع بسعرين وما أحد يعرف ليش
• الخصومات أو الإلغاءات في فرع أعلى بكثير من الثاني
• لسه تسوق بين الفروع عشان تعرف شنو صار أمس

علامة وحدة تعني كلام مع مدير الفرع. ثلاث مع بعض عادة تعني إن الفرع الثاني فتح قبل ما يكون الأول جاهز، والحل في الفرع الأول.

• دخول واحد لكل الفروع. القوائم وتقارير المبيعات تعرض كل الفروع مع بعض، مع فلتر لفرع واحد
• منيو واحد مشترك: غيّر سعر أو تكلفة أو وصفة مرة وحدة وكل الفروع توصلها. كل فرع يحتفظ بمخزونه، ويقدر يخفي أصناف ما يبيعها أو يكون له سعره الخاص
• فترات تعديل الأسعار: المدير يفتح فترة في فرع واحد، مع وقت محدد لو يبي. داخلها، سعر كل صنف في الفرع ينغيّر مرة وحدة، وكل تغيير ينسجل بالسعر قبل وبعد ومين ومتى
• شاشة مخزون الفروع تبيّن وين الأسعار مختلفة، وأي أصناف مخفية في أي فرع، والأصناف اللي خلصت في فرع وفرع ثاني عنده منها وايد
• تحويلات بين الفروع: طلب، موافقة، إرسال، استلام. المخزون يكون في الطريق بينهم، وأي نقص عند الوصول ينسجل على الفرع المرسل
• الكاش: الكاش المعدود في كل وردية مقابل المتوقع، وسجل ورديات واحد لكل الفروع يبيّن مين طابق ومين طلع ناقص
• قائمة موردين وحدة للشغل كله. أوامر الشراء تبقى لكل فرع، مع قائمة وحدة تجمعها كلها
• أدوار لكل فرع: مالك، مدير، مدير مخزون، محاسب، مشرف، كاشير ومطبخ. المشرف يدير فرعه بس ما يقدر يغيّر المنيو المشترك. الشخص الواحد ينضاف لأكثر من فرع بخطوة وحدة